Arquivo digital das NF-es pelo prazo estabelecido - Obrigatória a Guarda dos documentos

AJUSTE SINIEF 07/05

O Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ e o Secretário Geral da Receita Federal do Brasil, na 119ª reunião ordinária do Conselho Nacional de Política Fazendária, realizada em Manaus, AM, no dia 30 de setembro de 2005, tendo em vista o disposto no art. 199 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966), resolvem celebrar o seguinte:

Cláusula terceira A NF-e deverá ser emitida com base em leiaute estabelecido em Ato COTEPE, por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária, observadas as seguintes formalidades:

I - o arquivo digital da NF-e deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language);

III – a NF-e deverá conter um “código numérico”, gerado pelo emitente, que comporá a “chave de acesso” de identificação da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente, número e série da NF-e;

IV - a NF-e deverá ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

Cláusula quarta O arquivo digital da NF-e só poderá ser utilizado como documento fiscal, após:

I - ser transmitido eletronicamente à administração tributária, nos termos da cláusula quinta;

II - ter seu uso autorizado por meio de Autorização de Uso da NF-e, nos termos da cláusula sexta.

Cláusula quinta A transmissão do arquivo digital da NF-e deverá ser efetuada via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, com utilização de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária

Cláusula sexta Previamente à concessão da Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do contribuinte analisará, no mínimo, os seguintes elementos: I - a regularidade fiscal do emitente;

II - o credenciamento do emitente, para emissão de NF-e;

III - a autoria da assinatura do arquivo digital da NF-e;

IV - a integridade do arquivo digital da NF-e;

V - a observância ao leiaute do arquivo estabelecido em Ato COTEPE;

VI - a numeração do documento.

Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado.

§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

§ 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto no "caput", o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Farol Tributario:

O armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos pelo prazo estabelecido pela legislação tributária é obrigatório, tanto pelos EMISSORES quanto pelos DESTINATÁRIOS conforme cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de Setembro de 2005, que determina apresentação destes arquivos à administração tributária quando solicitados.

1. O QUE DEVE SER ARMAZENADO?

Ao contrário do que alguns imaginam, o documento fiscal eletrônico não é o DANFE em pdf ou em algum outro formato eletrônico. Trata-se do arquivo xml da NF-e processada e autorizada (o DANFE é gerado a partir de tal arquivo).

O arquivo é identificado pela chave de acesso da NF-e, seguida pela extensão '-procNFe.xml'.

-Por exemplo:
'99999999999999999999999999999999999999999999-procNFe.xml'.

Ele possui três elementos principais: (a) a Nota Fiscal Eletrônica, (b) a assinatura digital do emissor e (c) o Protocolo de Autorização de Uso da NF-e.

2. OS EMISSORES DE NF-E DEVEM:

:: A cada NF-e emitida e autorizada, disponibilizar o arquivo procNFe.xml ao seu respectivo destinatário;

:: Realizar, periodicamente, um backup em mídia externa dos arquivos procNFe.xml referentes às Notas Fiscais Eletrônicas autorizadas.

3. JÁ OS DESTINATÁRIOS DEVEM:

:: Solicitar aos seus fornecedores que disponibilizem, a cada nova NF-e, o arquivo procNFe.xml;

:: Criar, em seus servidores de dados, um diretório para o armazenamento dos arquivos de NF-e processadas;

:: Realizar, periodicamente, um backup em mídia externa de tais arquivos.